L'entretien préalable au licenciement représente une étape obligatoire et décisive avant toute rupture du contrat de travail. Cette procédure, imposée par l'article L1232-2 du Code du travail, protège les droits du salarié tout en sécurisant juridiquement votre décision d'employeur.
Oui mais voilà ! Un entretien mal conduit ou une convocation irrégulière expose votre entreprise à des risques financiers significatifs : licenciement jugé abusif, indemnités majorées, contentieux devant le conseil de prud'hommes. La lettre de convocation à un entretien, son mode d'envoi (lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge), le respect des délais et le déroulement de l'entretien constituent des obligations dont la moindre irrégularité peut entraîner le paiement d’indemnités au salarié.
Que vous envisagiez un licenciement pour motif personnel (insuffisance professionnelle, faute) ou un licenciement pour motif économique, cette procédure s'impose.
L'essentiel de l'entretien préalable au licenciement
✅ L'entretien préalable de licenciement est obligatoire pour tout licenciement individuel, imposé par l'article L1232-2 du Code du travail.
✅ La convocation doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge.
✅ Vous devez respecter un délai minimum de 5 jours ouvrables entre la présentation de la lettre et la date de l'entretien.
✅ La lettre de convocation doit mentionner l'objet, la date, l'heure, le lieu et la possibilité pour le salarié de se faire assister.
✅ Après l'entretien, vous devez attendre au minimum 2 jours ouvrables avant de notifier le licenciement.
L'entretien préalable au licenciement : cadre légal et obligations en tant qu'employeur
L’entretien préalable est une procédure obligatoire pour les licenciements individuels de salariés en CDI (motif personnel ou économique), sous réserve de quelques exceptions prévues par la loi et des procédures spécifiques aux licenciements économiques collectifs.
Cette obligation vise à garantir les droits de la défense du collaborateur : il peut s'exprimer sur les motifs envisagés, présenter ses explications et se faire assister par une personne de son choix (un représentant du personnel ou un conseiller du salarié). Pour votre entreprise, cet entretien constitue également une protection juridique : il formalise votre démarche, structure votre argumentation et limite les risques de contestation ultérieure.
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L'absence d'entretien préalable rend le licenciement irrégulier et expose votre entreprise à des sanctions financières devant le conseil de prud'hommes. Pour être sûr(e) de réduire le risque légal RH, sécurisez chaque étape de cette procédure ! ⚖️
La lettre de convocation à l'entretien préalable : contenu obligatoire et rédaction
La lettre de convocation à un entretien préalable au licenciement doit contenir des mentions obligatoires précises. Toute omission ou imprécision peut entraîner une irrégularité de procédure et fragiliser votre position juridique.
Les mentions obligatoires de la convocation
Votre lettre doit impérativement mentionner les éléments suivants :
- l'objet précis du courrier ("Convocation à un entretien préalable au licenciement" ou "Convocation à un entretien préalable à une décision envisagée pouvant aller jusqu'au licenciement"),
- la date, l'heure et le lieu de l'entretien (généralement votre lieu de travail ou votre domicile pour les particuliers employeurs),
- l'identité des personnes qui vous assisteront si applicable,
- la possibilité pour le salarié de se faire assister.
Vous devez également indiquer où le salarié peut consulter la liste des conseillers habilités à l'assister : coordonnées de la mairie ou de l'inspection du travail pour les entreprises sans représentants du personnel. Cette mention est cruciale pour garantir le droit du salarié à l'assistance et éviter tout vice de procédure.
La lettre doit être rédigée de manière claire et professionnelle, sans agressivité ni accusations prématurées. Vous n'êtes pas tenu de préciser les motifs détaillés du licenciement dans la convocation - ces motifs seront exposés lors de l'entretien et formalisés dans la lettre de licenciement.
Néanmoins, préciser que l'entretien concerne "des faits susceptibles de justifier un licenciement" ou "une décision pouvant aller jusqu'au licenciement" est recommandé pour la transparence. 📝
Un modèle type est disponible sur le site du Code du travail numérique (code.travail.gouv.fr).
Les modalités d'envoi de la lettre de convocation : recommandé ou remise en main propre
Le mode d'envoi de la convocation répond à des exigences strictes fixées par le Code du travail. Vous avez deux options légales : la lettre recommandée avec accusé de réception ou la remise en main propre contre décharge.
L'envoi par lettre recommandée avec accusé de réception
La lettre recommandée avec accusé de réception constitue le mode d'envoi le plus fréquent et le plus sécurisé. Elle vous permet de conserver une preuve de l'envoi et de la réception (ou de la présentation) de la convocation.
Le délai de 5 jours ouvrables se calcule à partir de la date de première présentation de la lettre recommandée au domicile du salarié, et non de la date de réception effective. 📬
Par exemple, si la lettre est présentée un lundi, l'entretien ne pourra se tenir avant le lundi suivant. Les dimanches et jours fériés ne sont pas comptés dans ce délai. Conservez précieusement l'accusé de réception qui constitue votre preuve de respect du délai légal.
Vérifiez que l'adresse utilisée correspond bien au domicile actuel du salarié. Si le salarié vous a communiqué un changement d'adresse, vous devez impérativement envoyer la convocation à cette nouvelle adresse. Un envoi à une adresse obsolète peut entraîner une irrégularité de procédure.
La remise en main propre contre décharge
La remise en main propre contre décharge constitue une alternative à la lettre recommandée. Vous remettez la lettre directement à la personne du salarié qui doit apposer sa signature et la date de réception sur un exemplaire que vous conservez.
La formule "Lettre remise en main propre contre décharge" doit figurer sur le document. ✍️
Cette méthode présente l'avantage d'une remise immédiate et certaine, évitant les aléas postaux. Le délai de 5 jours ouvrables se calcule à partir de la date de remise en main propre. Établissez la lettre en deux exemplaires : un pour le salarié, un pour vous avec sa signature comme preuve.
Si le salarié refuse de signer l'accusé de réception, dressez un procès-verbal de refus en présence d'un témoin et procédez à un envoi par lettre recommandée en complément pour sécuriser la procédure. Ce refus ne constitue pas un obstacle à la poursuite de la procédure, mais vous devez pouvoir en apporter la preuve.
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Qui peut assister l'employeur et le salarié lors de l'entretien préalable ?
Vous pouvez vous faire assister lors de l'entretien préalable par toute personne de votre choix appartenant au personnel de votre entreprise : un responsable RH, un manager, un collaborateur du service RH. Cette assistance constitue un atout : elle apporte un regard tiers, permet de prendre des notes détaillées et témoigne du professionnalisme de votre démarche.
Le salarié dispose également du droit de se faire assister. Dans les entreprises avec des représentants du personnel (délégués syndicaux, membres du CSE), il peut choisir un représentant. En l'absence de représentants, il peut faire appel à un conseiller du salarié extérieur à l'entreprise, inscrit sur une liste préfectorale consultable en mairie ou à l'inspection du travail.
Le rôle du conseiller consiste à accompagner le salarié, lui permettre de mieux présenter sa défense et expliquer sa situation. Le conseiller ne se substitue pas au salarié mais l'aide à formuler ses arguments. Vous ne pouvez pas refuser la présence d'un conseiller dûment habilité.
Si vous dirigez une entreprise sans service RH structuré, faire appel à un DRH en temps partagé vous garantit un accompagnement expert lors de ces procédures sensibles. Cette solution vous permet de bénéficier de compétences RH pointues sans supporter les coûts d'un poste permanent, tout en assurant la conformité de votre démarche. 👔
Préparation et déroulement de l'entretien préalable : les bonnes pratiques
La préparation de l'entretien préalable conditionne sa réussite juridique. Rassemblez tous les éléments factuels qui justifient la décision envisagée : échanges de courriels, comptes rendus d'entretien, attestations de collègues, rapports d'incident, données chiffrées de performance, avertissements antérieurs. Ces documents constituent votre dossier de preuves.
La constitution du dossier de preuves
Pour un licenciement pour faute, votre dossier doit démontrer les manquements aux obligations contractuelles : absences injustifiées, non-respect des consignes, comportement inapproprié.
- Pour une insuffisance professionnelle, prouvez des résultats insuffisants et documentez les moyens fournis au salarié (formations, accompagnement).
- Pour un licenciement économique, rassemblez les éléments justifiant la situation économique et les efforts de reclassement. 📊
Anticipez les arguments que pourrait avancer le salarié et préparez des réponses précises. Cette préparation rigoureuse renforce votre position et démontre le sérieux de votre démarche devant les juges en cas de contentieux. Pour transformer votre fonction RH en levier de performance, structurez vos processus RH.
Quel est le déroulé de l'entretien préalable de licenciement ?
L'entretien suit une structure précise.
- Commencez par rappeler l'objet de l'entretien et présenter les personnes présentes.
- Exposez ensuite les motifs envisagés du licenciement de manière factuelle, claire et précise. Évitez les jugements de valeur et appuyez-vous sur des faits objectifs et datés.
- Laissez ensuite le salarié s'exprimer, présenter ses explications et sa défense. Écoutez attentivement ses arguments : certains éléments peuvent modifier votre appréciation de la situation ou révéler des circonstances atténuantes. Cet échange constitue le cœur de la procédure et justifie l'obligation légale de cet entretien.
- Prenez des notes détaillées ou faites rédiger un compte rendu par la personne qui vous assiste. Ce document constituera une pièce importante en cas de contentieux ultérieur devant le conseil de prud'hommes. Bien qu'aucune obligation légale n'impose ce compte rendu, il est fortement conseillé pour disposer d'une preuve du déroulement de l'entretien.
Vous n'avez pas à annoncer votre décision finale lors de l'entretien. Indiquez au salarié que vous allez analyser ses explications et que vous lui notifierez votre décision par lettre dans les jours suivants, en respectant le délai légal de 2 jours ouvrables minimum. Cette attente vous permet une réflexion sereine et une prise de décision éclairée. 🤝
Les erreurs à éviter pour sécuriser votre procédure d'entretien préalable !
Certaines erreurs compromettent irrémédiablement votre procédure et exposent votre entreprise à un licenciement abusif !
- La convocation incomplète constitue le vice le plus fréquent : oubli de mentionner la possibilité d'assistance, délai de 5 jours non respecté, absence de précision sur l'objet de l'entretien, envoi à une mauvaise adresse.
- Le non-respect des délais fragilise votre position : entretien organisé moins de 5 jours ouvrables après la présentation, notification du licenciement moins de 2 jours ouvrables après l'entretien, ou notification au-delà d'1 mois pour un licenciement disciplinaire (dans le cadre d’un licenciement non-disciplinaire, il n’y a pas délai maximal). Ces irrégularités peuvent entraîner le paiement de dommages et intérêts.
- Ne pas permettre au salarié de s'exprimer réellement lors de l'entretien, adopter une attitude agressive ou refuser la présence d'un conseiller légalement habilité constituent également des vices de procédure. L'entretien doit être un véritable échange, pas un simple formalisme expédié.
- L'absence de preuve de l'envoi de la convocation ou de son respect des délais vous met en difficulté devant le juge. Conservez systématiquement l'accusé de réception de la lettre recommandée ou l'exemplaire signé de la remise en main propre. Ces documents constituent votre preuve de conformité. ⚠️
Un accompagnement expert est parfois nécessaire
La complexité de la procédure d'entretien préalable justifie le recours à une expertise RH externe. Les TPE et PME disposent rarement de compétences RH internes suffisantes pour maîtriser l'ensemble des subtilités juridiques et respecter scrupuleusement les délais.
Un DRH en temps partagé vous apporte un regard expert et neutre sur vos situations de rupture. Cette externalisation vous permet de bénéficier de méthodes éprouvées, d'une veille juridique actualisée et d'un accompagnement personnalisé adapté à votre secteur d'activité. 🎯
Chez 45+RH, notre intervention couvre l'ensemble du processus : analyse juridique du dossier, rédaction de la lettre de convocation, conseil sur les modalités d'envoi, préparation de l'entretien, présence lors de l'entretien préalable, rédaction de la lettre de licenciement, anticipation des risques contentieux. Nous vous garantissons une réponse et une proposition de solution en moins de 48 heures.
Notre conviction : harmoniser les intérêts de l'entreprise et de ses salariés constitue la clé du succès. Même lors d'une rupture, cette approche équilibrée préserve votre dialogue social et facilite le maintien de la performance collective. Disposer d'une méthode clé en main vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier tout en sécurisant vos décisions RH.
FAQ : Vos questions sur l'entretien préalable au licenciement
Que se passe-t-il si le salarié ne se présente pas à l'entretien préalable ?
L'absence du salarié à l'entretien préalable ne bloque pas la procédure. Vous pouvez poursuivre le processus et notifier le licenciement en respectant le délai légal de 2 jours ouvrables après la date prévue de l'entretien. Cette absence ne constitue ni une faute ni un obstacle juridique. Conservez la preuve de la convocation envoyée dans les règles.
Peut-on organiser l'entretien préalable par visioconférence ?
C’est possible mais uniquement en cas d’éloignement du lieu de travail. De manière générale, l'entretien préalable doit se tenir en présence physique au lieu indiqué dans la convocation (généralement le lieu de travail). La visioconférence n'est pas prévue par le Code du travail et pourrait constituer une irrégularité de procédure. Dans la plupart des cas, le salarié doit pouvoir se présenter physiquement et se faire assister par un conseiller.
Doit-on préciser les motifs détaillés dans la lettre de convocation ?
Non, vous n'êtes pas obligé de préciser les motifs détaillés du licenciement dans la lettre de convocation. Il suffit d'indiquer qu'il s'agit d'un "entretien préalable au licenciement" ou d'une "décision pouvant aller jusqu'au licenciement". Les motifs précis seront exposés lors de l'entretien et formalisés dans la lettre de licenciement.
Que faire si le salarié est en arrêt maladie au moment de la convocation ?
Vous pouvez convoquer un salarié en arrêt maladie à un entretien préalable. L'absence pour maladie ne suspend pas la procédure de licenciement (sauf si elle est liée à un accident du travail ou une maladie professionnelle). Si le salarié ne peut se présenter, l'entretien se tiendra en son absence et la procédure suivra son cours.
Combien de temps doit durer l'entretien préalable au licenciement ?
Aucune durée minimale ou maximale n'est fixée par la loi. L'entretien doit simplement permettre un véritable échange : exposition des motifs par l'employeur, présentation des explications par le salarié, dialogue constructif. En pratique, un entretien dure généralement entre 1 et 2 heures selon la complexité de la situation et les arguments présentés.
Sources
Code du travail : Article L1232-2 (obligation d'entretien préalable), Article L1232-3 (délai après entretien), Article L1332-2 (délai licenciement disciplinaire), Article R1232-1 (modalités de convocation)
Code du travail numérique : modèles de lettres de convocation (code.travail.gouv.fr)
Légifrance : portail officiel du droit français (legifrance.gouv.fr)
Ministère du Travail : procédures de licenciement (travail-emploi.gouv.fr)